Často je považováno za zdržování od technického řešení a omezuje se pouze na sledování skutečných nákladů získaných z účetnictví. Tvorba časových plánů stavby a plánů nutných zdrojů je prováděna buď pouze v papírové podobě, nebo v jednoduchých tabulkových procesorech. Výkazy provedených prací jsou zpracovávány většinou jednou měsíčně jako podklady fakturace investorovi, bez vazby na nákladové sledování. V poslední době hledají stavební firmy čím dál častěji nástroje, které by jim umožnily sledovat průběh výstavby, kontrolovat vynaložené náklady k aktuálnímu datu a současně provést odhad celkových nákladů stavby při jejím dokončení.

K tomu je nutné provádět průběžnou aktualizaci časových plánů, kde je zaznamenáváno provedené množství a jsou upravovány výrobní kalkulace. Na základě těchto výsledků je potom možné okamžitě reagovat na případný negativní vývoj a zajistit dodržení plánovaných termínů i výši zisku. Program Aspe®proto obsahuje modul Controlling, který navazuje na moduly rozpočty a kalkulace, časový harmonogram a sledování provádění stavby. Modul není určen pouze k porovnání plánu a skutečnosti, ale jeho hlavním cílem je poskytovat podklady pro aktivní řízení průběhu výstavby.

Kalkulace položky a časový harmonogram
Základním předpokladem pro porovnání skutečných a plánovaných nákladů je existence vlastních kalkulací. Při tvorbě nabídek jsou velmi často přebírány ceny a případně i kalkulační rozpady ze zakoupených ceníků. Zejména u rozhodujících prací je však nutné provádět vlastní rozbory, které budou přesně odpovídat zvolené technologii a dostupným zdrojům. Program Aspe® obsahuje nástroje, které umožňují již při sestavování nabídkových kalkulací uvažovat i délku trvání jednotlivých prací, která vychází z požadovaného termínu dokončení stavby. Výchozím podkladem je časový harmonogram, který je zpracován v technologickém členění tak, aby co nejlépe vyhovoval používání na stavbě a slouží k ověření proveditelnosti všech prací v daném čase. Kalkulace se potom sestavují ne jako normy potřeb na danou měrnou jednotku, ale určuje se požadovaný výkon v měrných jednotkách za zvolenou časovou jednotku.

Do přípravy harmonogramu prací by měl být aktivně zapojen i stavbyvedoucí, který v případě vítězné nabídky tento plán přebírá jako závazný. Stavba je členěna na objekty a činnosti, které jsou provázány technologicko-organizačními vazbami. Zvolené činnosti mohou být dále podrobněji členěny do požadované úrovně. Časový plán stavby by měl být projednán s investorem a měl by se stát jednou z příloh smluvních dohod. Důležité je stanovení podrobnosti v jaké bude investor požadovat výkazy provedených prací. Jestliže trvá na sestavování měsíčních soupisů provedených prací dle položkových rozpočtů, přiřadíme položky k jednotlivým činnostem harmonogramu. Tím je umožněno sledování na úrovni činností a automatický dopočet provedených prací u podřízených položek rozpočtu.

Ve zpracovaném časovém harmonogramu je výhodné definovat pevné milníky, které určují nutné dílčí termíny zaručující dodržení konečného termínu dokončení. Průběh provádění dílčích činností v čase je předpokládán jako lineární, s konstantní produktivitou. V případě, že jsou k činnostem přiřazeny jednotlivé položky rozpočtů, je možné zadáním jejich termínů zahájení a dokončení průběh činnosti změnit. Cílem je vytvořit co nejpřesnější plán postupu výstavby, aby při dalším sledování bylo možné zadávat provedené a fakturované výkony odděleně. K jednotlivým činnostem jsou přiřazovány nutné zdroje, které jsou buď zadávány přímo, nebo jsou přebírány z kalkulačních rozpadů u položek rozpočtů.

Sledování nákladů
Stále častěji se v současné době objevuje snaha sledovat náklady stavby průběžně, tedy nejen po jejím dokončení, a zároveň získat odhad jejich konečné výše. V odděleních controllingu jsou sehrávány údaje z účetnictví a z realizace staveb. K danému termínu jsou do vyhodnocení zahrnuty dosud zaúčtované hodnoty z účetnictví a náklady příslušející provedeným pracím podle výrobní faktury. Dále jsou dopočítány zbývající náklady odpovídající dosud neprovedenému množství. Tyto náklady vycházejí z aktualizované výrobní kalkulace, která by měla reagovat na dosavadní průběh stavby a snažit se upřesnit potřebné zdroje v dalších obdobích.

Základním předpokladem pro sledování nákladů stavby je provádění výrobních kalkulací a jejich průběžná aktualizace podle skutečného průběhu stavby. Do těchto činností plánování a sledování nákladů by měli být ve větší míře než dosud zapojeni i stavbyvedoucí. Vytvoření kontrolních mechanismů a hmotné zainteresovanosti na splnění plánované kvality, termínu a výši nákladů je jedním z předpokladů dosažení požadovaných výsledků.

Aktivní řízení
V principu jsou v Aspe®v modulu Controlling prováděny dva způsoby vyhodnocení. Prvním je porovnání plánovaných a skutečných nákladů k tomuto termínu a druhým je aktualizovaný odhad celkových nákladů stavby při jejím dokončení. V prvním případě je prováděna úprava plánovaných nákladů podle poměru skutečně provedeného a plánovaného množství. V druhém případě je porovnávána původní plánovaná nákladová cena stavby se součtem dosud skutečně vynaložených nákladů a plánu zbývajících aktualizovaných nákladů.

Při využívání těchto metod průběžné aktualizace a vyhodnocení stavby je možné včas reagovat dle zjištěných výsledků a skutečně aktivně řídit její průběh. Zejména aktualizace celkových očekávaných nákladů stavby ukazuje včas na případné špatné hospodaření a dává nám šanci ovlivnit konečné výsledky. Program Aspe® přichází v nové verzi s řešením, které pokrývá všechny činnosti od sestavování rozpočtů, jejich oceňování a kalkulace, přes moduly časového plánování a sestavování soupisu provedených prací až k výše popisovanému průběžnému vyhodnocování. Díky provázanosti všech dat je to komplexní nástroj pro řízení staveb, který je určen stavebním firmám vyžadujícím nasazení nejmodernějších technologií, které jim pomohou k získání či udržení významných pozic na trhu. Kolektiv Aspe®